Мероприятия: календарь мероприятий и своих изделий

Раздел для тех, кто возит своё оборудование или изделия на мероприятия: типографии, прокат, ивент-агентства. Он заменяет таблицу, где строки — мероприятия, слева — сколько каких изделий, справа — дни, а внизу — сколько нужно одновременно и сколько есть. На сайте раздел живёт в Бизнес → Мероприятия. Он виден, когда у компании включён модуль «Мероприятия» (Настройки компании → Модули, по умолчанию выключен) и у вашей роли есть право на просмотр мероприятий.

В приложении раздел называется так же: Профиль → Работа → Мероприятия (виден при включённом модуле и праве на просмотр). Там то же, что на узком экране сайта: сверху блок «Не хватает» с днями нехватки, ниже карточки мероприятий по месяцам, переключатели 1 / 2 / 3 мес. и Сегодня, вкладки Календарь и Архив. Нажмите карточку — откроется окно мероприятия: название, место, даты, этапы, ответственный, связанный заказ, сколько каких изделий везёте, заметка; Сохранить, Отметить выполненным / Вернуть в работу, Копировать, В архив и Удалить (с вопросом) доступны по вашим правам. Не работают только перетаскивание полосы, слои заказов и аренд и скачивание в Excel — они есть на сайте. Сами изделия (список, архив) заводятся на сайте.

Изделия#

1. 1
   Нажмите Изделия в шапке раздела.
2. 2
   Нажмите Добавить изделие, укажите название, размер (необязательно, например «4×2,7 м») и сколько штук Есть всего.
3. 3
   Нажмите Сохранить. Изделие появится узкой колонкой слева в календаре и строкой в итогах внизу.

Изделие, которое стоит хоть в одном мероприятии (даже выполненном), удалить нельзя — окно покажет почему и предложит В архив. Изделие в архиве не предлагается для новых мероприятий, но остаётся там, где уже стоит. Вернуть его — кнопкой Вернуть из архива.

Мероприятие#

1. 1
   Нажмите Добавить мероприятие.
2. 2
   Укажите название (обязательно), место и даты с … по — последний день входит в мероприятие.
3. 3
   Впишите, сколько каждого изделия везёте: 0 или пусто — не везёте. Добавьте заметку, если нужно.
4. 4
   Нажмите Сохранить.

Чтобы изменить мероприятие, нажмите на его строку в календаре или на карточку на телефоне. В окне есть Отметить выполненным (или Вернуть в работу), Копировать, В архив и Удалить — удаление спрашивает подтверждение «Удалить мероприятие?».

Монтаж, мероприятие, демонтаж#

У мероприятия три этапа: монтаж, само мероприятие и демонтаж. На полосе они видны сразу: края светлые (монтаж и демонтаж), середина насыщенная (само мероприятие). Задайте период целиком (с и по, вместе с монтажом и демонтажем), включите в окне переключатель Монтаж и демонтаж отдельными днями — появятся поля Само мероприятие с датами с и по: дни периода до начала самого мероприятия считаются монтажом, дни после его конца — демонтажем. Изделия заняты весь период целиком, поэтому календарь не даст забыть, что баннер нужен уже в день монтажа.

Календарь#

• Страница открывается на ближайшем периоде, где есть мероприятия. Если будущих нет, показаны прошедшие, а сверху подсказка «Ближайших мероприятий нет — показаны прошедшие».
• Период — 1, 2 или 3 месяца (по умолчанию 3). Стрелки ‹ › листают по месяцу, Сегодня возвращает к текущему месяцу.
• Слева закреплено мероприятие: название, под ним даты и место, ниже — изделия метками («Баннер 3×2 10»). Привыкли к таблице — включите Изделия столбцами: количества встанут колонками, выбор запомнится.
• Справа — дни периода: месяц над своими днями, числа и дни недели («пн», «вт»…), выходные чуть темнее, сегодняшний день отмечен линией. Полоса идёт по дням мероприятия и подписана его названием. Красная обводка и «!» — в эти дни не хватает изделий. Под панелью — легенда цветов.
• Внизу — блок Хватит ли изделий: строка на изделие («Баннер 3×2 — есть 32»), в днях — сколько нужно. Янтарная ячейка — нужно почти всё, что есть; красная с «−K» — не хватает K штук.
• Над календарём — блок Не хватает фразами: «12–14 ноября не хватает 3 виндеров: нужно 57, есть 54» и чьи это мероприятия. Кнопка Показать прокручивает календарь к этим дням.

Перетаскивание и клавиатура#

Даты можно менять прямо на календаре. Потяните полосу мышью — мероприятие целиком сдвинется на другие дни. Потяните за край полосы — начало или конец сдвинется отдельно, мероприятие станет длиннее или короче. С клавиатуры: выберите полосу и нажмите Alt + ← / → — сдвиг на день, Alt + Shift + ← / → — конец на день. Это работает только для невыполненных мероприятий и только с правом на изменение. Если после сдвига изделий не хватит, календарь сразу покажет красные дни.

Ответственный и заказ#

В окне мероприятия выберите Ответственный — сотрудника, который за него отвечает, и Заказ — связанный заказ (по номеру вида «МР-004.10» или названию). На полосе появится чип с номером заказа, по клику откроется карточка заказа. Убрать связь можно крестиком у заказа.

Поиск и фильтры#

• Строка поиска — по названию мероприятия или площадке.
• Ответственный — выберите сотрудника или Мои, чтобы увидеть только свои мероприятия.
• Изделие — оставит мероприятия, где это изделие стоит.
• Сбросить — убирает все фильтры сразу.

Резерв изделий#

У изделия кроме Есть всего можно указать Из них в резерве — то, что лежит про запас. Обычный подсчёт идёт по основным изделиям. День, в который в дело идёт резерв, на календаре окрашен янтарным, а в итогах подпись такая: «есть 32 (резерв 4)». Красным остаются только дни, когда не хватает даже с резервом.

Копия мероприятия#

Повторяете одно и то же мероприятие? В его окне нажмите Копировать, впишите новое название и Первый день, нажмите Создать копию. Копия получит те же изделия, ответственного и этапы, а даты сдвинутся вслед за первым днём.

Заказы и аренды на диаграмме#

Чтобы увидеть мероприятия рядом с остальными делами, в блоке Что показывать включите Показать заказы-мероприятия и Показать аренды. Они появятся на диаграмме отдельными полосами только для просмотра: перетащить их или изменить нельзя. Слои видны, только если у компании включены нужные разделы и у вас есть права на заказы и аренды.

Скачать в Excel#

Кнопка Скачать в Excel выгружает календарь в таблицу, привычную по исходной: изделия слева, дни справа, внизу итоги — Нужно в пик, Есть всего и В резерве.

Выполненные и архив#

Отметить выполненным оставляет мероприятие на календаре: оно показано серой полосой со значком ✓, название зачёркнуто, под ним «✓ Выполнено». В подсчёт нужных изделий выполненное не входит. Вернуть в работу возвращает его в подсчёт. Переключателя «Показать выполненные» больше нет — выполненные всегда на виду.

Из календаря выполненное уходит только кнопкой В архив. Архив — отдельная вкладка рядом с Календарь; оттуда мероприятие возвращает кнопка Вернуть из архива. Чтобы не забывать про дела, сверху иногда появляются плашки: «Прошло мероприятий: N — отметить выполненными?» и «Выполненных не в архиве: M» с кнопкой Всех выполненных — в архив.

Напоминания#

Когда вас назначают ответственным, приходит уведомление «Вам назначено мероприятие». А накануне в 09:00 по времени компании придёт напоминание «Завтра монтаж» или «Завтра мероприятие» с перечнем изделий. Включить или выключить их можно в Уведомления, тумблер Назначение и сроки задач.

На телефоне#

На узком экране вместо календаря — карточки мероприятий по месяцам: сверху даты («12–14 июля»), название, место и изделия метками; если в эти дни изделий не хватает — красная строка «Не хватает: Виндер −3». Месяц без мероприятий — одной строкой. Сверху — блок Не хватает: какие изделия и в какие дни нужны сверх того, что есть.

Кто что может#